Chez Acoustique J.F.P. et ses entreprises affilier (Systèmes intérieurs J.F.P. et 9134-8615 Québec Inc.) (« nous », « notre » ou « nos »), le respect de votre vie privée et la protection de vos renseignements sont importants pour nous. C’est pourquoi nous avons adopté diverses mesures de protections pour nous assurer du maintient de la confidentialité des renseignements personnels qui nous sont confiés et vous offrir l’assistance nécessaire pour que vous puissiez exercer vos droits à l’égard de vos renseignements.

Nous ne recueillons, utilisons et divulguons vos renseignements personnels qu’avec votre consentement ou dans les cas où la loi l’autorise ou l’exige. Selon la sensibilité des renseignements personnels et les exigences légales applicables, votre consentement peut être exprimé expressément à l’oral, électroniquement et par écrit, ou implicitement lorsqu’il peut être raisonnablement déduit de vos demandes, de vos actions ou de vos inactions. Par exemple, lorsque vous concluez une entente avec nous, nous supposerons votre consentement à la collecte, à l'utilisation et à la divulgation de vos renseignements personnels à des fins liées à l'exécution de ce contrat et à toutes autres fins qui vous ont été indiquées au moment pertinent, à moins qu'un consentement exprès ne soit requis. Nous nous assurons de respecter les lois applicables à votre région en matière de consentement et d’exiger un consentement exprès lorsque requis.

Les lois sur la protection des renseignements personnels au Canada prévoient certaines exceptions lorsque des renseignements personnels peuvent être recueillis, utilisés ou communiqués sans consentement. Si nous prévoyons utiliser ou communiquer vos renseignements personnels à des fins qui n'ont pas été précédemment identifiées (que ce soit dans la présente Politique ou séparément), nous vous informerons de cette fin avant une telle utilisation ou divulgation, à moins que nous ne soyons autorisés par la loi à procéder sans obtenir votre consentement.

Sous réserve de vos obligations contractuelles, vous pouvez refuser ou retirer vos consentements à tout moment en communiquant avec nous aux coordonnées indiquées ci-dessous. Veuillez-vous référer à la section « Vos droits ».

1. Renseignements personnels visés par la présente politique

Cette politique s’applique à tous les renseignements personnels que nous détenons, c’est- à-dire les renseignements qui concernent une personne physique et qui permettent, directement ou indirectement, de l’identifier.

Le type de renseignements personnels que nous recueillons varie selon la façon dont vous interagissez avec nous, les consentements que vous nous donnez et nos ententes contractuelles. Vous pouvez refuser de nous fournir vos renseignements, mais cela peut limiter les services que nous pouvons vous offrir ou aller à l’encontre de vos obligations contractuelles si vous avez déjà un contrat avec nous.

Dépendamment de votre situation, nous pourrions détenir les renseignements personnels suivants vous concernant :

• a. Identité et coordonnées : nom, adresse, code postal, numéro de téléphone, adresse courriel, données démographiques et statistiques, etc.;
• b. Projet et contrat : Plans, devis, soumissions, bons de commande, contrats, type de projet, budget, région, type de propriété, nombre d’étages, préférences, instructions particulières, exigences médicales ou autres, valeur de la propriété, évaluation municipale, permis et certificats de construction, certificat de localisation, dimensions du lot, superficie du terrain, date de construction, choix de matériaux, intervenants, minutes de chantier, rapports, etc.;
• c. Informations transactionnelles et financières : adresse de livraison et de facturation, informations de paiement, historique de transactions, factures, reçus, quittances, lettres CNESST et CCQ, etc.;
• d. Dossiers d’employés : Numéro d’assurance sociale, pièces d’identités, curriculums, cartes de compétences, coordonnées, informations bancaires, dossier CCQ, qualifications, contrats, correspondances, documents transmis à des fins fiscales (T4 et relevés 1), relevé des heures travaillées, statistiques de rendement, etc.;
• e. Données de navigation sur notre site web : l’adresse URL que vous avez visitée en dernier, la version du navigateur utilisée par votre ordinateur, la date et l’heure auxquelles vous avez accédé au site ou à l’application pour la dernière fois, des renseignements concernant votre appareil mobile comme le modèle, les applications installées, les connexions réseau sans fil et mobiles, la langue, le fournisseur de service, etc. ;

2. Fins d’utilisation

Nous nous engageons à ne collecter et n’utiliser vos renseignements personnels que lorsque nécessaire pour exercer les fins suivantes :

• a. Ouvrir votre dossier, vérifier votre identité et maintenir vos informations à jour, notamment en comparant les renseignements fournis avec celles de vos cartes d’identités et/ou les renseignements se trouvant dans des registres publics, dont le Registre foncier et le Rôle d’évaluation foncière ;
• b. Soumissionner, conclure et exécuter un contrat de construction avec vous, ce qui peut impliquer de conclure des contrats avec des fournisseurs et des sous- contractants, facturer nos services, collecter les sommes dues et vous offrir un service à la clientèle personnalisé et adapté aux informations que vous nous avez confiées;
• c. Assurer les garanties découlant de nos travaux, des travaux ayant été exécutés par des tiers ou de tout fournisseur ou fabricant ayant fourni les matériaux requis pour l’accomplissement des travaux ;
• d. Vous proposez, avec votre consentement, des services qui pourraient vous intéresser, dont notamment la location d’outils et/ou la location de main d’œuvre;
• e. Évaluer les performances et le rendement de nos employés et remplir nos obligations envers eux;
• f. Traiter vos plaintes et vos demandes d’accès, de rectification ou de retrait de consentement;
• g. Toutes autres fins lorsque compatible avec celles mentionnées ci-haut ou lorsque permise ou exigée par la loi;

Diverses personnes au sein de l’entreprise peuvent avoir accès à certains renseignements personnels aux fins de leurs permettre d’accomplir les fins ci-haut mentionnées et/ou lorsque permis ou exigée par la Loi. Notamment, nos employés peuvent détenir le nom et les coordonnées du donneur d’ouvrage, de la personne ressource, de l’entrepreneur général et/ou des professionnels, ainsi que les détails quant au projet, leur permettant d’exécuter les tâches liées au contrat pour lequel nos services ont été retenus. Il est également possible que certains renseignements personnels soient transmis à des tiers, dont les renseignements qu’on retrouve dans les états de compte, factures et/ou reçus, afin de nous permettre de nous conformer aux Lois en vigueur, dont celles en matières fiscales.

3. Moyens de collecte

La façon dont nous recueillons vos renseignements personnels varie selon la façon dont vous interagissez avec nous, les services que vous nous demandez, les consentements que vous nous donnez et nos ententes contractuelles.

Nous pouvons collecter vos renseignements personnels directement auprès de vous lorsque :

• Vous nous appelez;
• Vous nous écrivez électroniquement ou autrement;
• Vous nous rencontrez en personne;
• Vous remplissez nos formulaires ou signez un contrat avec nous;
• Vous répondez à nos sondages ou nos concours;
• Vous utilisez notre site Web.

Nous pouvons également collecter vos renseignements personnels auprès de tiers lorsque vous y consentez, lorsqu’il en est de votre intérêt et que ces renseignements ne peuvent être recueillis auprès de vous en temps opportun, lorsque ces informations son publiques, telles que les informations du registre foncier ou les évaluations foncières, ou lorsque la cueillette auprès d’un tiers est nécessaire pour s’assurer de l’exactitude de vos renseignements.

Lorsque vous utilisez notre site Web, nous pouvons collecter et stocker automatiquement les Données de navigation, ainsi que tout renseignement que vous nous transmettez par voie électronique. Nous pouvons également utiliser des témoins de connexion. Ceux-ci sont des identifiants alphanumériques stockés sur l’ordinateur ou sur l’appareil avec lequel vous accédez au site. À votre discrétion, vous pouvez activer et désactiver les témoins en utilisant les fonctionnalités à cet effet de votre navigateur, mais cela pourrait vous empêcher d’accéder à notre site en tout ou en partie. Nous ne lions pas les renseignements recueillis de manière automatique ou les témoins à d’autres renseignements personnels vous concernant, mais nous pouvons utiliser les données pour évaluer et améliorer le site Web.

4. À qui vos renseignements personnels pourraient être communiqués

Lorsque vous nous transmettez vos renseignements personnels, vous consentez à ce que nous puissions les communiquer aux tiers suivants :

• a. Nos fournisseurs de services, dont nos sous-traitants, fournisseurs, services comptables, légaux et/ou informatiques ;
• b. Les parties étant impliqués dans le projet à réaliser, dont les professionnels, l’entrepreneur général et les autres intervenants ;
• c. Les organismes publics, tels que la Régie du Bâtiment du Québec et la Commission de la construction du Québec ;
• d. Nos partenaires ;
• e. Nos prêteurs;

Nous ne communiquons pas vos renseignements personnels à des tiers à moins d’avoir obtenu préalablement votre consentement express nous autorisant à les communiquer ou dans les cas où la loi le permet ou l’exige.

5. Communication à l’extérieur de votre province ou du Canada

Tous nos fournisseurs de services, partenaires et prêteurs se situent au Québec et aucun renseignement personnel n’est communiqué à l’extérieur de votre province.

6. Conservation de vos renseignements personnels

Pour les résidents de l’UE, le RGPD précise que les personnes de moins de 15 ans sont considérées comme des mineurs aux fins de la collecte de données. Les mineurs doivent avoir le consentement d’un représentant légal pour que leurs données soient recueillies, traitées et utilisées.

Vos droits en tant qu’utilisateur

Nous prenons au sérieux notre engagement à sécuriser les données que vous nous fournissez et à mettre en place des mesures de protection technologique, procédurale, organisationnelle, contractuelle et physique proportionnelles à la sensibilité des données que nous conservons pour les protéger contre l’accès, l’utilisation, la divulgation, la destruction ou la perte accidentelle ou non autorisée. Nous ne conservons vos renseignements personnels que pendant la durée nécessaire à nos activités commerciales ou conformément à la loi, et par la suite, nous les supprimons ou les anonymisons de façon sécuritaire.

Malgré ces mesures, nous ne pouvons garantir que nos mesures de protection seront toujours efficaces. Par exemple, une défaillance matérielle ou logicielle et d'autres événements tels qu'une attaque de ransongiciel peuvent compromettre la sécurité de vos renseignements personnels. Dans de tels cas, nous agirons rapidement pour atténuer les risques et pour vous informer lorsqu'il existe un risque réel de préjudice sérieux, ou tel que requis par la loi.

Si vous avez des raisons de croire que votre interaction avec nous n'est plus sécuritaire ou si vous estimez que la sécurité de toute information que vous nous avez fournie ou qui est sous notre contrôle a été compromise, veuillez en informer notre Responsable de la protection des renseignements personnels en utilisant les coordonnées indiquées ci- dessous.

7. Destruction et anonymisation de vos renseignements personnels

Nous avons établi des calendriers de conservation identifiant les délais de conservation de chaque renseignement que nous conservons. Les délais de conservation varient en fonction du contenu et d'autres facteurs, notamment les besoins organisationnels internes, les exigences réglementaires, les délais de prescription légaux, les litiges, les besoins en matière de fiscalité et d'information financière, etc. Une fois le délai de conservation terminé, nous nous assurons que les renseignements personnels soient détruits ou anonymiser, selon les meilleures pratiques généralement reconnues.

8. Vos droits

Nous avons établi et mis en œuvre un processus de traitement des plaintes relatives à la protection de vos renseignements personnels et pour s’assurer du respect de vos droits dans les meilleurs délais possibles.

Vos droits relatifs à vos renseignements personnels peuvent varier selon l'endroit où vous vivez. Lorsque vous nous contactez pour modifier ou retirer votre consentement ou lorsque vous demandez l'accès ou la correction de vos renseignements personnels, veuillez noter que nous pouvons vous demander des informations spécifiques pour nous permettre de confirmer votre identité et votre droit d'accès, ainsi que de rechercher et de vous fournir les renseignements personnels que nous détenons à votre sujet. Sous réserve de la loi applicable, nous pouvons vous facturer des frais raisonnables pour vous fournir une copie de vos renseignements personnels; cependant, nous vous informerons de tout frais à l'avance. Si vous avez besoin d'aide pour préparer votre demande, veuillez communiquer avec notre Responsable de la protection des renseignements personnels.

• a. Plaintes
  Vous pouvez communiquer par téléphone ou par écrit avec notre Responsable de la protection des renseignements personnels afin de nous faire part de vos inquiétudes ou faire une plainte relativement à notre traitement de vos renseignements personnels. Nous avons établi un processus de gestion des plaintes afin que toutes les plaintes soient vérifiées et traitées dans les meilleurs délais possibles.
• b. Demande d’assistance
  Vous pouvez communiquer par téléphone ou par écrit avec notre Responsable de la protection des renseignements personnels afin d’obtenir de l’assistance pour l’exercice de vos droits ou vous aider à identifier les renseignements recherchés.
• c. Demande d’accès et d’information
  Vous avez le droit de demander à consulter et/ou à obtenir une copie de vos renseignements personnels. Veuillez noter que votre droit d'accéder aux renseignements personnels que nous détenons à votre sujet n'est pas absolu. Il y a des cas où la loi applicable ou les exigences réglementaires nous permettent ou nous obligent à refuser de fournir une partie ou la totalité des renseignements personnels que nous détenons à votre sujet. De plus, vos renseignements personnels peuvent avoir été détruits, effacés ou rendus anonymes conformément à nos politiques.
  Une demande d’accès ne peut être considérée que si elle faite par écrit par une personne justifiant de son identité à titre de personne concernée, à titre de représentant, d’héritier, de successible de cette dernière, à titre de liquidateur de la succession, à titre de bénéficiaire d’assurance-vie ou d’indemnité de décès, à titre de titulaire de l’autorité parentale même si l’enfant mineur est décédé ou à titre de conjoint ou de proche parent d’une personne décédée.
  Une telle demande doit être adressée à notre responsable de la protection des renseignements personnels aux coordonnées indiquées ci-dessous.
• d. Droit de rectification
  Vous avez le droit de demander que les renseignements personnels inexacts, incomplets ou équivoques que nous détenons à votre sujet soient corrigés. Vous pouvez aussi faire supprimer un renseignement périmé ou non justifié par l’objet du dossier, ou formuler par écrit des commentaires et les verser au dossier. Cela dit, il est important que les informations contenues dans nos dossiers soient à la fois exactes et à jour, donc si vos renseignements personnels changent au cours de notre relation, veuillez nous tenir informés de ces changements.
  Une demande de rectification ne peut être considérée que si elle faite par écrit par une personne justifiant de son identité à titre de personne concernée, à titre de représentant, d’héritier, de successible de cette dernière, à titre de liquidateur de la succession, à titre de bénéficiaire d’assurance-vie ou d’indemnité de décès, à titre de titulaire de l’autorité parentale même si l’enfant mineur est décédé ou à titre de conjoint ou de proche parent d’une personne décédée.
  Une telle demande doit être adressée à notre responsable de la protection des renseignements personnels aux coordonnées indiquées ci-dessous.
• e. Modification ou retrait de vos consentements
  Vous avez le droit de modifier ou de retirer vos consentements à la communication ou à l'utilisation ultérieure de vos renseignements personnels à tout moment, sous réserve d'un préavis raisonnable et de certaines limitations telles que des obligations légales ou contractuelles. Veuillez noter que dans certains cas, le retrait du consentement pourrait limiter les services que nous pouvons vous offrir ou nous empêcher de maintenir de tels services.

9. Notre responsable de la protection des renseignements personnels

Vous pouvez exercer vos droits par écrit ou poser vos questions relativement à la protection de vos renseignements personnels en communiquant avec notre responsable de la protection des renseignements personnels aux coordonnées suivantes :

• Acoustique J.F.P.
  Responsable de la protection des renseignements personnels
  101-156, rue Lescarbeault
  Saint-Alexis-de Montcalm (Québec) J0K 1T0
  pascale@gypse.ca

Si vous avez des questions au sujet de la présente Politique ou des préoccupations au sujet de la façon dont nous gérons vos renseignements personnels, vous pouvez nous écrire en utilisant les coordonnées indiquées ci-dessus ou nous contacter par téléphone au 450-831-2611, poste 107. Nous nous efforcerons de répondre à vos questions et de vous informer de toutes les mesures prises pour résoudre les problèmes que vous avez soulevés. Si vous n'êtes pas satisfait de notre réponse, vous pouvez également communiquer avec le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada ou le commissaire à la protection de la vie privée de la province applicable.

10. Autres mentions

Toute interprétation associée à la présente Politique sera faite par notre Responsable de la protection des renseignements personnels. La présente Politique n’est pas exhaustive, donne des exemples et ne vise pas à être limitée dans son application à de tels exemples. La présente Politique ne crée ni ne confère à aucun individu des droits, ni ne nous impose des droits ou des obligations en dehors ou en plus des droits ou obligations imposés par des lois fédérales et provinciales sur la protection des renseignements personnels du Canada, le cas échéant. En cas d'incompatibilité entre la présente politique et les lois fédérales et provinciales du Canada sur la protection des renseignements personnels, le cas échéant, la présente politique doit être interprétée, à l'égard de ce cas, de manière à donner effet à ces lois sur la protection des renseignements personnels et à s'y conformer. Notre site Web peut contenir des liens vers des sites Web externes. La présente Politique s’applique uniquement aux renseignements personnels que nous recueillons, utilisons et divulguons; elle ne s’applique pas aux renseignements recueillis, utilisés ou divulgués par des tiers. Nous ne sommes pas responsables du contenu ou des activités de tout site Web lié, ni des pratiques de tiers en matière de confidentialité. Nous vous recommandons fortement de consulter la politique de confidentialité d’un tiers avant de lui divulguer des renseignements personnels.

Nous nous réservons le droit de modifier cette politique de confidentialité ainsi que nos pratiques en matière de gestion des données à tout moment et sans préavis. Lorsque nous le ferons, nous afficherons la version la plus récente de cette politique de confidentialité sur notre site Web, en y indiquant la date de la dernière mise à jour. Nous tenterons de fournir un avis supplémentaire lors de changements importants. Toute modification apportée à la présente politique de confidentialité s’appliquera aux renseignements personnels que nous détenons avant la date d’entrée en vigueur de la politique de confidentialité modifiée et aux renseignements personnels que nous recueillons à partir de cette date.

Cette politique a été approuvée par notre Responsable de la protection des renseignements personnels le 10 novembre 2023